Az Office GOV Ügykövetési rendszer a sokak által jól ismert Office Ügykövetési rendszer továbbfejlesztése.
Alapvető funkcióiban az elődjére épül, azonban az új rendszer 2007. április 12-én megkapta a 24/2006. (IV.29.) BM-IHM-NKÖM rendelet követelményeinek teljesítéséről szóló tanúsítványt, majd a további fejlesztések eredményeképp 2007.07.11-én a teljes körű megfelelést igazoló tanúsítványt, 2009 december 30-án pedíg a legmagasabb, un. kibővített szintű minősítést. A legbüszkébbek ezen felül arra vagyunk, hogy az elsők között integráltuk az Ügyfélkapu mellett a Hivatali Kapu funkciókat, amelyek a rendszerbe beépítve, programozottan működnek. Ennek eredményeképpen ezek a közigazgatási portál funkciók az Office GOV rendszer szokásos felhasználói felületéről közvetlenül elérhetők. Erről bővebben ide kattintva olvashat.

Az alábbiakban általános áttekintést nyújtunk a rendszer előnyeiről.

Miért jó az elektronikus iratkezelés?
A rendszerben rögzített elektronikus iratok - még ha az eredeti esetleg megsérülne vagy el is tűnne - mindig megtalálhatóak lesznek. A vezetők az igényeiknek megfelelő, egyszerűen kezelhető listák és kimutatások alapján azonnali és teljes áttekintést kapnak az ügyiratokról. Megszűnnek a földrajzi akadályok is, így egy Debrecenben rögzített iratot akár Győrben is megtekinthetnek, sőt, dolgozhatnak is vele: szignálhatják, aláírhatják, expediálhatják azt. Ha egy régi iratot kell elővenni, akkor sem kell azon gondolkoznunk, hogy azt egy tavalyi vagy tavalyelőtti iratgyűjtőből kell kikölcsönöznünk az irattárból: a visszakeresés jóval egyszerűbbé válik. Elég ismerni az irat vagy az ügyirat bármely jellemző adatát (pl.: iktatószám, ügyfél neve, tárgy), vagy akár csak közelítőleg ismerni pl. a beérkezés, iktatás vagy lezárás napját, és másodpercek alatt megtalálhatjuk a kérdéses iratot, így azonnal láthatjuk annak minden adatát és teljes tartalmát, még akkor is, ha az irat fizikailag távol van tőlünk. Automatizálódnak, vagy automatizálódhatnak korábban manuálisan elvégzett folyamatok, így azok üzembiztosabbá is válnak, mint pl. az iktatószámok kiosztása, az iratok nyomon követése, stb. Tehát az Office GOV Ügykövetési rendszer megkönnyíti az áttekintéseket, meggyorsítja a visszakeresést, biztosítja az adatok maradandóságát.

Általános számítógép-felhasználói jártasság
Az Office GOV Ügykövetési Rendszer rendszer intuitív felhasználói felülete, annak az iratkezelés szabályait a legmesszebbmenőkig figyelembe vevő felépítése, a törvényi szabályozás által előírt követelmények teljesítése, az on-line elérhető felhasználói és üzemeltetési dokumentációk valamint az iratkezelésben általánosan elfogadott, és a törvényi szövegezés által is használt szakmai kifejezések pontos alkalmazása garantálja, hogy az Iratkezelési Szabályzatot ismerő, általános számítógép-felhasználói jártassággal bíró felhasználó számára ismerős fogalmak, funkciók használata még a kezdeti időszakban sem okozzanak komolyabb nehézségeket.

Szakmai követelményeknek megfelel, egyszerű, gyors, biztonságos és megbízható
A fent említett felhasználói felület – a törvényi előírások megtartása mellett – a lehető legegyszerűbb, mégis gazdag, a szakmai követelményeken messze túlmutató irat- és dokumentumkezelési, csoportmunka és munkafolyamatkezelési funkciókat valósít meg. Ehhez az informatikai iparág egyik legsikeresebb, világszerte több mint százhúszmillió felhasználó által használt platform előnyeit használja fel. Az IBM Lotus Notes/Domino alaprendszerbe már eleve beépített, igen kifinomult, átfogó rendszerszintű biztonsági funkciók és lehetőségek alkalmazásszintű felhasználása, valamint az ezekre szervesen épülő belső biztonsági funkciók egyedi továbbfejlesztése garancia a legmagasabb szintű biztonsági igények kielégítésére. A többszörösen optimalizált belső felépítés, valamint a legújabb IBM Lotus Notes/Domino környezetben rejlő lehetőségek szakszerű programozói felhasználása pontos, gyors és megbízható működést tesz lehetővé. Bátran állíthatjuk: rendszerünk funkcionalitása messze túlteljesíti a jogszabályokban foglalt követelményeket, és nem csak az ajánlásokban megfogalmazott feladatokra alkalmazható.

Papír az elektronikus rendszerben
Amennyiben egy irat papír formában is létezik (pl. az elektronikus rendszerbe beérkező iratot beszkenneltünk, vagy az elektronikus rendszerből kimenő iratot kinyomtattunk), a rendszerben az elektronikus, és a papír változat automatikusan összerendelésre kerül, azok életútja a rendszerben együtt nyomon követhető. Az összerendelés során lehetőségünk van egyértelműen megadni, hogy az elektronikus, vagy a papír alapú iratot tekintjük elsődlegesnek.

Természetesen lehetőség nyílik arra is, hogy egy irat kizárólag elektronikusan tárolódjon a rendszerben, úgy, hogy annak nem létezik papír változata: pl, ha beérkező vagy kiküldött e-mailről van szó, de hasonló a helyzet un. feladat, vagy feljgyzés, stb dokumentumok esetében is.

Metaadatok és tartalom - az elektronikus iratkezelés rendszer alapjai
Minden elektronikus iratkezelési megoldás külön kezeli az iratok leíró adatait (a metaadatokat) és tartalmát. A leíró adatok tárolják az iratok olyan jellemzőit, amelyek alapján a rendszer az iratokat meghatározott csoportokba, listákba rendezi, így megkönnyítve a visszakeresést. Leíró adatok pl. a tárgy, az iktatószám, az érkezés dátuma, az iktatás dátuma, az ügyintéző neve, vagy pl. az irattározási adatok. A tartalom viszont az iratok tényleges tartalmát tárolja, pl. egy beérkező papír alapú irat szkennelt képét, vagy egy kimenő irat szövegét szintén szkennelve, vagy begépelve, vagy akár csatolt fájl formájában. Az alkalmazó vállalatnál kell eldönteni, hogy elegendő csak a leíró adatokat rögzíteni, vagy az iratok tartalmát is látni akarjuk a rendszerben. Az Office GOV Ügykövetési Rendszerben a leíró adatok és a tartalom egy helyen tárolódnak, így ha a leíró adatok alapján megtaláltuk az iratot, akkor a tartalomhoz is azonnal hozzáférhetünk - feltéve, hogy a megfelelő jogosultságok birtokában vagyunk.

Iratkezelés és nyomonkövetés - kinél van az irat
Az elektronikus és papír alapú iratok mozgását azok rendszerbe kerülésétől egészen az irattározás vagy selejtezés időpontjáig nyomon tudjuk követni. Bármikor, akár visszamenőleg is kideríthetjük, hogy egy adott pillanatban az elektronikus és a papír alapú irat irat kinek a felelősségében, fizikailag hol volt, valamint azelőtt és azután mi történt vele. Ebben nagy segítségünkre van az elektronikus kézbesítőkönyv és a rendszer különféle naplózási funkciói. Természetesen a nyomonkövetés csak bizonyos korlátozásokkal és jogosultságokkal használható, és a papírra mindig rá kell vezetni az elektronikus rendszerben kiosztott azonosítókat.

Az alábbiakban közlünk egy rövid listát az Office GOV Ügykövetési rendszer iratkezelési funkcióiról: ügyiratok és iratok hierarchikus kezelése, ügyiratdarabok (alhierachia) kezelése és mozgatása, fő és alárendelt új dokumentumok felvitele, érkeztetés, iktatókönyvek kezelése (kézi és automatikus megnyitása, kézi és automatikus zárása, beállítása, nyomtatása), iktatószámok (gyűjtő- és alárendelt számok) kiosztása, előadói ívek nyomtatása több formátumban, tárgyszavazás, elő- és utóirat kezelés, kezelési feljegyzések (és események), átiktatás, felelősség átadása, dokumentum újranyitása, elektronikus és papír alapú iratok közötti kapcsolatok manuális és automatikus kezelése (szkennelés/nyomtatás, valamint automatikus és manuális összerendelés), csatolmányok kezelése, nyomtatások, kiadmányozás, hiteles másolat készítés, expediálás, nézetek, keresések, szűrések indítása, ügyfél nyilvántartás, stb...

Ügyintézés - ki és mi következik, milyen határidővel
Az ügyintézés elektronikus úton történő dokumentálása biztosítja, hogy a rendszerben könnyedén áttekinthetjük, hogy egy adott ügyiratban milyen iratok nincsenek még elintézve, vagy hogy az adott szervezetnek - ügyiratoktól és ügyintézőktől függetlenül - milyen iratokat kell, és milyen határidőre elintézni, mely iratokra várnak választ az ügyfelek, vagy mely iratokra várunk mi választ, valamint hogy a kérdéses iratoknak kik a felelősei és az ügyintézői. Többféle lista és naptár nézet segít az ügyintézés soron következő lépéseinek az áttekintésében.

Az Office GOV Ügykövetési rendszer néhány kapcsolódó funkciója: szignálás (ügyintéző és felelős kiválasztása), aláíró választás, aláírás (jóváhagyás és elutasítás), állapotkezelés (kiemelt a "lezárt" állapot), kezelési feljegyzések (események), munkafolyamat funkciók.

Iktatás, érkeztetés - az iratok azonosítása
A rendszer az összes, törvényi feltételnek megfelelő iktatási rendszer beállítását támogatja. A cél többek között az iratok egyedi azonosítása, amely az irat rendszerbeli életútjának minél korábbi állomásánál történik meg, általában annak legelső mentése során. Természetesen garantáljuk azt is, hogy nincsenek megszakítások az iktatószámok rendjében, illetve nincsenek duplikálódások, továbbá garantáljuk a kiosztott számok utólagos megváltozhatatlanságát, ami így a sorrendiség szempontjából hivatalos bizonyító erővel bír.

A törvényi előírásoknak megfelelően a gyűjtőszámos-alszámos iktatás során az irat nem mindig kapja meg a végleges iktatási számát a rendszerbe kerülés során. Ekkor használatos az érkeztetés funkció, amely átmeneti, de egyedi azonosító számmal látja el az iratot, amelyben megjelenik az alkalmazó szervezetnek a MÁK által kiosztott intézményi azonosító szám is. Az iktatószám kiosztásakor az érkeztetési szám helyére kerül az iktatási szám, de az érkeztetési szám is elmentésre kerül, így az irat visszakereshető az eredeti érkeztetési, valamint az aktuális iktatási száma alapján is.

Az iktatás során lehetőség nyílik un. iktatócsoportok használatára is, amikor - beállításoktól és jogosultságtól függően - több iktatókönyvbe is iktathatnak a felhasználók ugyanazon rendszeren belül.

Irattározás: Iratok az örökkévalóságnak - de legalább a levéltár számára
Az iratok megfelelően bevezetett elektronikus rendszerekben biztonságosabban tárolhatók, mint a papír alapú iratok. Természetesen azonban lehetőségünk van - sőt, a törvény bizonyos esetekben kötelez is bennünket - arra, hogy azokat átadjuk az átmeneti irattár, valamint a "végleges" irattár számára is. Az Office GOV Ügykövetési rendszer teljes körűen támogatja - az egyébként jogosultságokhoz kötött - irattározási funkciókat. Az UniOffice Rendszerház Kft. kényelmi funkciókat is épített be az irattározásba, melyek segítségével pl. tömeges irattározás is végezhető.

Néhány kapcsolódó funkció és fogalom: átmeneti irattár, irattári tételszámok kezelése, besorolás (felvitel, módosítás), irattárba helyezés kezelése, levéltárba adás, selejtezés (törlés és megsemmisítés), kölcsönzés.

Információ áramlás
A rendszer a törvényi feltételeknek megfelelően a belső, a rendszeren belülről kifelé, valamint a kívülről befelé irányuló információ áramlást többek között a következő funkciókkal segíti: Importálás, elektronikus visszaigazolás, továbbítás (elektronikus és papír alapú iratok együttesen történő kezelése), exportálás, belső értesítő levelek automatikus vagy manuális küldése.

Biztonság
Az Office GOV Ügykövetési rendszerben - kihasználva az IBM Lotus Notes/Domino infrastruktúra által nyújtott lehetőségeket - többszintű jogosultsági rendszert (rendszerszintű, alkalmazásszintű, dokumentumszintű és szakasz szintű) építhetünk ki. Bizonyos szinteken belül a felhasználóknak szintén lehet több szinten jogosultságokat kiosztani, valamint ezeket a jogosultságokat az egyes szinteken belül igen kifinomult módon lehet szabályozni.

Egyes jogosultságok, valamint biztonsági funkciók alkalmazását az egyes iratokban - bizonyos korlátozásokkal - maguk a felhasználók is állíthatják, ha el szeretnének rejteni egy-egy iratot, vagy korlátozni szeretnék a teljes irat, vagy annak a tartalmának a szerkeszthetőségét, vagy esetleg munkafolyamati korlátozásokat szeretnének életbe léptetni. Ezeket a lehetőségeket automatizálni is lehet, igen sokrétűen.

Néhány kapcsolódó funkció és fogalom: titkosítás, olvasási és szerkesztési korlátozások, szignálási, aláírási jogok, munkafolyamati korlátozások (ki hozhat létre beérkező iratot, fő dokumentumot, ügyiratot, alárendelt iratot), stb.

Visszakeresés
Nem elég tárolni az iratokat, meg is kell azokat találni. Ebben segíthetnek a következő keresési lehetőségek:

• igen sok nézet, mappa, lista, szűrési funkció
• metaadatok keresése: infrastrukturálisan beépített - többféle - keresési funkció, melyeket alkalmazhatunk többféle metaadat keresésére (pl. tárgy, iktatószám, felelős, ügyintéző, stb)
• tartalom keresése: kiemelten érdemes megemlíteni az un. teljes szöveges keresést, ahol az irat metaadataira és a teljes tartalomra kereshetünk. Ide tartozik a legelterjettebb programcsomagok csatolt fájljainak tartalmában történő keresés is (pl. MS Word, Excel, stb.)

Kényelem
A rendszer ergonomikus felhasználói felülete, használhatósága fontos szempont volt annak tervezésekor és kialakításakor. A gyakoribb lépések automatizálásával meggyorsíthatjuk az ügyintézést (pl. korábban használt ügyféladatok kérésre történő félig automatikus beemelése, adott ügyiratban beállított elrejtések automatikus alkalmazása minden új iratra, így azok csak bizonyos személyek számára lesznek elérhetőek anélkül, hogy a felhasználó azt kérte volna).

Sablonok használatával pl. tájékoztatók, értesítések, felszólítások, árajánlatok szövegét emelhetjük be kimenő levelekbe úgy, hogy az adott ügyfél adataival aktualizálódik az irat tartalma. Lehetőség nyílik saját fejléc használatára is.

Funkciók - a törvényi követelményeken túl
A rendszerben az előírt ügyirat- és iratkezelésen túl valódi ügykövetést valósíthatunk meg, amellyel kapcsolatban csak néhány funkciót említünk itt meg: Előre elkészített és ad-hoc munkafolyamatokat használhatunk fel. Folyamatában áttekinthetjük egy ügyirat felépítését, az időrendi nézetekben, de akár ügyintézőtől függően szubjektív, "logikai" listát is kérhetünk az ügyintézés egyes szálairól. Az ügyfelek, partnerek adatait a levelezőrendszerünk dinamikusan, címtárként képes használni, így egy e-mail írásakor az e-mail címet az automatikusan kikeresi nekünk. Amennyiben ideiglenesen vagy véglegesen átadja egy ügyintéző vagy felelős az ügyiratait egy másik munkatársnak, a munkaköri átadás funkcióval ez az alkalmazás összes iratára, vagy csak a kiválasztottakra megtehető. A helyettesítés funkció segít abban, hogy átmenetileg nem elérhető munkatársaink nevében - dokumentáltan az ő jogosultságainkkal, de a saját azonosítónkkal - elvégezhessük a munkájukat.

Referenciák és tapasztalat
Az UniOffice Rendszerház 15 éves szakmai tapasztalata és referenciái - több szervezetnék akár több ezres felhasználói számban - az elektronikus dokumentumkezelő alkalmazások fejlesztése és bevezetése terén garantálják, hogy az Office GOV Ügykövetési rendszer valóban azt nyújtja, amire szánták: az elektronikus iratkezelés, valamint az ügyintézés és ügykövetés hatékony támogatását.